Не пропусти
Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.



2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.



2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.



Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.



Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Что говорит семейный кодекс про алименты на содержание супруги до 3 лет?

Когда малышу нет еще и трех лет, то мать, расставшаяся с отцом, не имеет возможности работать, так как должна ухаживать за ребенком. Про то, что на ребенка положены алименты, знают ...

Дарственная на дом

Законодательство России допускает передачу в дар недвижимого имущества. Чтобы оформить дарственную дом необходимо обладать полностью правом собственности на него и соблюсти все процессуальные требования, выдвигаемые к порядку оформления. Дарственная на ...

Приемка квартиры у застройщика поэтапный процесс

Пакет документов для приёмки квартиры у застройщика Перед тем как подписать акт по приему-передаче жилья нужно выяснить два важных момента: наличие у застройщика документации, подтверждающей факт принятия домостроения государственной комиссией; ...

Как происходит восстановление в родительских правах?

Жизнь крайне непредсказуема, с человеком может случиться что угодно. Но каждый имеет шанс на исправление. Поэтому горе-родители, которых лишили родительских прав, получают возможность получить ребенка обратно. Условия восстановления в родительских ...

Как зарегистрировать товарный знак?

По сути, являясь сочетанием уникальных элементов в виде названия, текста и графики, которые наиболее полно и емко характеризуют продукцию компании, товарный знак – это престижный бренд продукции. Как его правильно ...

Единое землепользование законодательная база

Что такое единое землепользование Единым землепользованием является надел, который разделен социальными объектами или общественными территориями. То есть единое землепользование — это участок, который состоит из нескольких кусков земли. При этом ...

Региональный материнский капитал в Кирове

На территории всех регионов РФ действует федеральная программа материнского капитала, также, многие местные власти внедрили программу материнского капитала местного значения, Кировская область не является исключением. Подробней об условиях получения регионального ...

Что бывает за уклонение от военной службы?

Вопреки расхожему мнению, уклонение от прохождения военной службы представляет собой уголовно-наказуемое деяние. Т.е. гражданин, который не исполняет свой гражданский долг, является не уклонистом (как принято говорить), а именно преступником. Сегодня ...

Наследство без наследников: кому достанется выморочное имущество?

Представьте: после чьей-то смерти есть наследство, но нет наследников. Что происходит с таким имуществом? По закону новым владельцем становится само государство. Выморочное имущество – это особая категория. И распоряжаются им ...

Построить собственное жилье: как получить субсидии на строительство дома?

Последнее время все чаще семьи стараются строить индивидуальный дом. Жить в нем гораздо удобнее и экономически выгоднее, чем проживать в квартире. Таким образом, процесс децентрализации города набирает обороты в России. ...

Заявления на выдачу или замену паспорта образец заполнения

Статья раскрывает большинство спорных моментов и отвечает на все вопросы о том, как писать заявление на выдачу или замену паспорта РФ. Мы поможем подробно разобраться, что за информация отражается в ...

Федеральный закон о приватизации

Федеральный закон «О приватизации государственного и муниципального имущества» №-178 от 21.12.2001г. – в чем его особенность, какова сфера действия и как он влияет на общественные отношения в сфере приватизации жилых ...

Через сколько после подачи заявления разводят

Содержание Загс Суд Расставание процесс, насыщенный отрицательными эмоциями, и многие, попавшие в такую ситуацию, хотят, чтобы все прошло быстрее, поэтому их интересует, через сколько после подачи заявления разводят.   Но ...

Отказ и запрет на усыновления ребенка

При усыновлении ребенка ранее являвшегося круглым сиротинушкой,у несовершеннолетнего в его новом статусе появляются те же права, что и у родного потомства родителя. Поэтому прежде чем решить свернуть вспять свое решение ...

Ипотека без первого взноса условия и варианты оформления

Во многих российских семьях финансовое положение оставляет желать лучшего, поэтому средств на внесение первоначального взноса попросту нет. В этой ситуации имеется один выход покупки недвижимости для проживания – оформить договор ...

Как получить квартиру от государства бесплатно

Многие думают, что бесплатные квартиры выдавались только в Советском союзе, но это не так. Сейчас в РФ, тоже имеются огромные очереди за бюджетным кровом. В СССР товарищи привыкли стоять постоянно ...

Покупка дома на материнский капитал

Особенности использования материнского капитала на покупку дома В процессе приобретения желанного жилого дома на средства полагающегося капитала, существуют особенности, которые потребуется соблюдать: Требуется тщательным образом проверять документы на приобретаемую недвижимость. ...

Сколько стоит страховка на машину виды страхования

Автотранспорт является самым проблемным видом перемещения, первопричиной чего является его колоссальная распространенность. Страхование является залогом уверенности при попадании в такие неприятные ситуации как: угон авто; ДТП по вине другого водителя; ...

Проверка регистрации товарного знака

Открывая собственное дело, индивидуальный предприниматель в первую очередь задумывается о названии будущей фирмы. Немаловажную роль в успехе развития бизнеса играет правильно выбранная торговая марка, этикетка, слоган, а также рисунок. Имя ...

Задерживают зарплату: что делать и куда жаловаться?

Трудовое законодательство в России всецело поддерживает интересы работника, защищает его права, в том числе гарантирует своевременную оплату труда. Но, несмотря на это, встречаются ситуации, когда компания задерживает оплату. Что делать, ...

Юридический акт официальный документ

Юридический акт – представлен официальным документом, который издается полномочными органами. Имеет установленную форму и порождает при создании конкретные правовые последствия. При издании юридического акта будет создано юридическое состояние, действие которого ...

Рейтинг@Mail.ru