Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.



2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.



2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.



Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.



Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Покупка новой квартиры: выбор, необходимые документы, риски

Покупка жилья – радостное и непростое решения для любой семьи. Но при приобретении новой квартиры эмоции нужно отложить до новоселья, а внимание сконцентрировать на тонкостях сделки. Существует много нюансов во ...

Субсидия на оплату коммунальных услуг

Тарифы на оплату жилищно-коммунальных услуг в России растут с каждым годом, ложась тяжелым бременем на жителей нашей страны. Учитывая, что заработная плата индексируется с меньшей интенсивностью, нагрузка на семейный бюджет ...

Особенности взыскания морального ущерба: рассмотрим отдельные случаи

Иногда существуют такие ситуации, когда человеку или его материальным благам был нанесен вред, который не подпадает под действие Уголовного кодекса. В таких ситуациях гражданское право помогает получить с обидчика моральную ...

Какое пособие и в каком размере выплачивают по уходу за ребенком до 1 года, 1,5 и 3 лет в 2015 году?

Появление малыша – безусловно, радостное событие для каждой семьи. Однако помимо счастливых моментов оно несет за собой возрастание расходов. Ведь маленькому человечку хочется дать все самое лучшее. Чтобы поддержать родителей ...

Cудебная практика по лишению родительских прав — доказательство работоспособности законодательства

К сожалению, далеко не каждый ребенок становится центром своей семьи, вокруг которого суетятся любящие родители, стараясь дать ему самое лучшее. Многие детки оказываются в ситуации, когда одному из родителей или ...

Депозит при съеме квартиры законодательная база

Что такое страховой депозит при съеме квартиры У арендодателей есть золотое правило: при сдаче квартире в наем брать не только за первый месяц аренды, но некоторые денежные средства как обеспечительные ...

Реструктуризация ипотечного кредита с помощью государства в 2017 году

Несколько лет назад российская экономика столкнулась с проблемой резкого увеличения числа просрочек по займам. Причиной этому стало падение курса рубля, которое повлекло за собой значительное ухудшение уровня жизни граждан. На ...

Пошаговая инструкция по установлению отцовства в судебном порядке

Каждый ребёнок мечтает о полной семье. А для мальчиков наличие отца практически жизненная необходимость. Но что делать, если родители не заключили между собой брак на момент рождения малютки. Закон даёт ...

Порядок наследования недвижимого имущества после смерти собственника без завещания

В России далеко не все составляют завещания, многие уверены, что родные люди полюбовно разделят оставшееся имущество. Интересным является факт, что зачастую нажитое при этом распределяется вопреки воле почившего. Например, человек ...

Как уменьшить размер алиментов на ребенка?

Размер алиментов можно уменьшить – законодательство позволит плательщику снизить выплаты на детей, если обстоятельства действительно не позволяют сохранить прежний уровень. Сделать это можно только посредством суда. Процедура уменьшения алиментных выплат ...

Как правильно продлить договор аренды квартиры: дополнительное соглашение, образец

Любой договор, рукописный или составленный на официальном бланке, имеет юридическую силу, если он правильно составлен и подписан всеми сторонами отношений. Все эти правила относятся и к заключению соглашения по найму ...

Как получить разрешение на охотничье оружие

Любое оружие представляет опасность. На охоте используется огнестрельное оружие, наиболее опасное из всех. Поэтому обращение с ним должно подчиняться строгим правилам, регулируемым нормами законодательства. Процесс получения разрешения Существуют следующие виды ...

Продажа конфискованного имущества основные способы продажи

Все чаще встречаются предложения приобрести конфискованное имущество. При этом ассортимент товара достаточно богат и одновременно отличается высоким качеством. Что представляет собой конфискат Конфискат и арестованное имущество — эти два понятия ...

Как взять в аренду землю у государства?

В силу высокой стоимости земельных наделов покупка участка для хозяйствования или строительства может оказаться недоступной по цене. В таком случае выходом может стать аренда земли у администрации города. Процедура того, ...

Выписка из ЕГРН на земельный участок: как получить?

Как получить выписку из ЕГРН на земельный участок? Получить выписку из ЕГРН на земельный участок можно двумя способами обратившись в специализированный орган лично или через Интернет (в онлайн-режиме). При этом ...

Обжалование постановления ГИБДД

Многие постановления, вынесенные подразделением ГИБДД либо в судебном порядке за совершение административного правонарушения, безусловно, можно обжаловать. В нашей статье речь пойдет о том, как правильно опротестовать незаконно вынесенное решение, сняв ...

Вынос границ земельного участка в натуру: сколько стоит, как проводится

Что такое вынос границ земельного участка в натуру? Вынос границ земельного участка в натуру процедура, которая определяет границы участка на земле по данным кадастрового учета. Такие работы могут иметь и ...

От каких налогов освобождаются российские пенсионеры в 2016-2017 году?

Ежемесячная уплата налогов лишает лиц преклонного возраста возможности полноценного и безбедного существования. Нововведения в нормативно-правовых актах на текущий и будущий период (2016-2017 годы) содержат важную информацию о предоставлении льгот лицам ...

Выгодная франшиза в кризис: лучшие предложения

Какая франшиза выгодна в кризис? Сегодня франчайзинговый рынок представлен 1400 видами разнообразных франшиз, что на 10 % больше, чем в предыдущем 2015 году. При этом наиболее активным направлением является сфера ...

Наймодатель и наниматель: права и обязанности

В России человек может пользоваться собственным жильем, арендовать , получать в найм, проживать в социальном жилье, то есть полученном по социальному найму. В нашей небольшой статье мы ограничимся рассмотрением вопросов, ...

Договор купли-продажи земельного участка законный способ приобретения землевладения

Покупка земли это не только солидное и выгодное капиталовложение, но и довольно сложный в плане правильного ведения сделки процесс. Окончательным признанием нового собственника является оформление участка в юстиции, а началом ...

Рейтинг@Mail.ru